Câu trả lời là… TÙY – tùy vào phạm vi, lĩnh vực của đề án, tùy vào quy mô của đề án, tùy vào năng lực viết và kinh nghiệm liên quan đến đề án của người viết, và tùy vào “khán giả” được nghe trình bày về đề án.

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi không đề cập đến cấu trúc và nội dung cần có của một đề án (độc giả có thể tham khảo tại một bài viết khác của tôi hoặc những tài liệu thông dụng, hữu ích đang có rất nhiều trên internet, đặc biệt những kiến thức thật chuẩn và chi tiết trong các tài liệu về PMP – Project Management Process). Tôi chỉ chia sẻ một ít kinh nghiệm có được trong quá trình viết một đề án cá nhân của tôi vừa qua – bằng tiếng Anh.

Vì gặp không ít khó khăn và mất nhiều sức lực lần này, tôi ấp ủ việc chia sẻ lại.

“Đề bài” tôi nhận được là viết một “đề án” (kế hoạch) phát triển bản thân trong một năm gắn với sự phát triển của Tổ chức (khá lớn – về quy mô trong tương lai, khá danh tiếng, khá độc lập dù mới thành lập). Sau khi đặt 3 câu hỏi cơ bản với người lãnh đạo của Tổ chức về tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu dài dạn, chỉ tiêu phát triển trong năm mới để có thể đảm bảo nhiệm vụ, hoạt động của mình gắn kết chặt chẽ, đồng hành và đóng góp vào sự phát triển của Tổ chức, trong vai trò của một người làm công tác đối ngoại và xúc tiến phát triển; tôi tự đặt thời hạn cho mình là 7 ngày “cưu mang” và “khai sinh” ra đề án đó. (Thật ra là tôi muốn mình sẽ hoàn thành trong 6 ngày, và gửi cho Tổ chức trước một ngày để tạo ấn tượng).

Gọi là đề án, vì nó không đơn giản là một Kế hoạch hành động trong một năm, không chỉ là một “TO-DO-LIST”, mà đằng sau nó còn là những hoài bão, ấp ủ cho chặng đường phát triển dài hơi của một đơn vị với những giá trị nhân văn và kinh tế mà nó hướng tới, đồng thời là sự nghiệp của một con người.

Đây là lĩnh vực tôi cực kỳ yêu thích: (1) phát triển bản thân; (2) đặt mục tiêu và viết kế hoạch. Do đó, về mặt tâm lý tôi khá thoải mái vì tôi thường suy nghĩ nhiều về chúng và ít nhiều có kinh nghiệm viết vì năm nào cũng viết (cho chính mình, và chỉ mình xem J), tháng nào cũng viết. Lĩnh vực của đề án cũng khá là lôi cuốn, hấp dẫn tôi: (1) những giá trị nhân văn, đặc biệt là để phát triển phụ nữ – trao quyền, trao cơ hội, chia sẻ kinh nghiệm, đào tạo kỹ năng… để họ phát triển kinh doanh, tiến bộ và có được cuộc sống cân bằng hạnh phúc; (2) phát triển tổ chức cùng với văn hóa của tổ chức; (3) tạo ra giá trị kinh tế bằng hoạt động đối ngoại, mở rộng mạng lưới kết nối…; (4) cống hiến xã hội.

Phạm vi, quy mô hoạt động của Tổ chức là trong và ngoài nước (điều này tất yếu cũng ảnh hưởng đến nội dung, cách viết của đề án). Trình độ tiếng Anh của tôi là “upper intermediate”. Và rất may là tôi cũng có chút ít kinh nghiệm về công tác đối ngoại (5 năm), kinh nghiệm trong công tác Hội, đoàn thể, kết nối con người (5 năm)…

Và người “phê chuẩn” đề án tất nhiên sẽ là Ban Lãnh đạo Tổ chức.

Vì thế, vốn là người cầu toàn, nên tôi có đủ “tham lam” để “ấp ủ” những điều hoành tráng, nhưng không kém phần chi tiết.

ĐỪNG THAM LAM, tập trung trọng tâm

Với phương châm chú trọng dành thời gian mài rìu thật sắc trước khi đốn củi, tôi dành hẳn 3 ngày để search (đúng hơn là “lùng sục”) thông tin về Tổ chức đó, tất tần tật mọi điều về Tổ chức lẫn thành viên của Tổ chức; các đơn vị và hoạt động có liên quan – từ trong nước đến ngoài nước, từ Tổ chức hàng ngang ở các địa phương khác, đến Tổ chức cấp trên theo hệ dọc về quản lý hành chính đến hệ dọc về chuyên môn, đến cả các “trục xéo”; đến những Tổ chức tương tự ở các nước và các Tổ chức Quốc tế khác có khả năng bảo trợ, ảnh hưởng, tác động, mở rộng cơ hội; thậm chí cả cơ quan ngoại giao và ngoại giao đoàn của các nước tại VN và Tp.HCM mà tôi nghĩ có thể sẽ liên quan hoặc có tiềm năng đối với Tổ chức.

Tài liệu cả tiếng Anh lẫn tiếng Việt. Tốc độ đọc của tôi cũng khá tốt. Đầu tiên tôi tải về hàng loạt tài liệu liên quan; sau đó đọc lướt để có cái nhìn khái quát và hình thành mối liên kết giữa các thông tin.

Song song quá trình này, tôi định hình những ý chính của đề án mình sẽ đề cập; chọn những thông tin phù hợp, highlight thông tin hay, ghi chú những ý quan trọng, thêm vào những sáng kiến nảy sinh trong quá trình đọc tài liệu, chỉnh sửa dàn bài nháp (còn sơ khai, nếu cần), lưu hình ảnh…

Với “tham vọng” của một người cầu toàn đứng trước một cánh cửa hẹp, nhưng sau nó là một chân trời mới, một vùng biển lớn để vẫy vùng, tôi đã đặt mình lọt thỏm trong núi tài liệu và ý tưởng ngồn ngộn, và không muốn bỏ bớt bất cứ điều gì khi viết chính thức; cũng tự đặt mình vào khó khăn khi phải lựa chọn, quyết định cũng như sức ép về độ dài đề án và thời gian để viết.

Trong khi tôi hài lòng với những chiến lược dài hạn bao quát, các kế hoạch ngắn hạn chi tiết, tỉ mỉ, “không bỏ sót”, tâm đắc với mô hình hoạt động “3Os”, phương châm thực hiện và nguyên tắc “3Ds” mình tâm huyết sáng tạo… Ban Lãnh đạo Tổ chức góp ý rằng đề án của tôi dù thể hiện được khả năng tư duy, sáng tạo, chỉn chu nhưng quan trọng là chưa đi sát trọng tâm, tôi tự “hù dọa” mình với khối lượng công việc của 3 ban chuyên môn trong Tổ chức gộp lại và có những “lỗ hổng” – nơi mà nằm ngoài năng lực của tôi.

NỖ LỰC KHẲNG ĐỊNH, nhưng định vị được khả năng của mình càng chính xác càng tốt

Tất nhiên, trong đề án, có những mục tiêu trọng tâm, cũng có những chương trình, hoạt động không trọng điểm, có những điều nằm trong khả năng, kinh nghiệm của tôi, lẫn những việc nằm ngoài năng lực của mình để thử thách bản thân, thúc đẩy mình vượt ra khỏi vòng tròn thoải mái, vươn lên một tầm cao mới. Tự xoa dịu với những “mỹ từ” như vậy, tôi đưa tất cả “các đứa con tinh thần” vào đề án với dự trù 02 ngày cho dàn bài chi tiết và đắp da đắp thịt thành một tiểu luận đề án hoàn chỉnh.

Chuyện sẽ không có gì “phức tạp” lắm nếu như sau một ngày tôi lên dàn bài chi tiết và đang thể hiện thành nội dung văn bản trên các ứng dụng tôi tìm thấy trên mạng và muốn thử nghiệm với đề án của mình để tìm một hình thức thể hiện mới lạ và chuyên nghiệp hơn (là một tiểu luận thông thường), do thao tác nhầm (vì tôi càng làm càng vội với khối lượng nội dung lớn) nên trước mặt tôi là ô cửa sổ trắng toát, các con chữ biến mất chưa đến 1 cái nháy mắt.

Kêu “trời” không thành tiếng, sững người 3 giây… Và bắt đầu từ đó, tôi thức liên tục đến giữa buổi sáng ngày-thứ-7 của thời hạn để tô xương đắp thịt lại cho “đứa con” của mình với công cụ không phải là “ruột thịt” – ngoại ngữ.

Tôi nhận ra rằng, trong kế hoạch viết đề án, mình đã không có dự trù thời gian cho những bất trắc, hoặc công việc đột xuất có thể xảy ra; nhưng may là tôi dự trù 01 ngày cho việc “gây ấn tượng” gửi trước thời hạn. Một thiếu sót khó chấp nhận được vì là điều rất cơ bản trong thực hiện bất kỳ kế hoạch nào. Một người thích và thường viết như tôi lại càng không thể bỏ qua như vậy.

Tôi tiếp tục công việc với những bảo thủ xưa cũ của mình, cố gắng nhớ lại tất cả, viết lại tất cả. Và làm luôn việc Tổ chức chưa yêu cầu là soạn sẵn file power point để gửi. Lại ngồi tham khảo các mẫu power point hiệu quả, cặm cụi thiết kế, “trang điểm” lộng lẫy cho đứa con phiên bản 2 này sao cho thật súc tích, “ấn tượng”… Lại đấu tranh để chọn phần cốt lõi, đắc nhất rồi cắt gọt câu chữ thành cụm từ, tạo icon, diagram, timeline, v.v… Khuyến khích mà nói là tôi nỗ lực hết mình để đạt chuẩn mực cao nhất; còn “lạnh lùng” nhận xét thì tôi đang “điên” khi lao vào chuyện này chỉ để “chinh phục” nơi tôi chưa đặt bước chân tới và rồi quyết định dừng lại.

Liên tục gần 72 tiếng đồng hồ vừa kịp cho tôi làm công việc chính – phụ của mình, và tạo ra điều mình mong muốn – ấn tượng. Một phen… hoảng hốt!

Thực tế, với những kiên trì, “ngoan cố” của mình, cánh cửa hẹp đã mở ra với tôi cùng với những lời đánh giá và nhận xét chân tình của Lãnh đạo Tổ chức sau buổi tôi “bảo vệ” đứa con của tôi bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, tôi tự mình từ chối cơ hội, đã quyết định dừng bước chinh phục chân trời sau cánh cửa vì một vài lý do khách quan và chủ quan.

Với trải nghiệm này, tôi tạm hài lòng với mình vì đã chật vật mở được cánh cửa hẹp ấy. Chỉ “yên tâm” với tinh thần chiến đấu không bỏ cuộc của mình. Nhưng cuộc sống không phải lúc nào cũng có “cơ hội” để chúng ta có thể chiến đấu theo kiểu đó và còn chút may mắn theo kiểu đó.

TRANG BỊ

Muốn chiến đấu tốt, chúng ta phải luôn trong tâm thế sẵn sàng, với đầy đủ “vũ khí”; không thể đến lúc nghe hiệu lệnh xung trận, chúng ta mới loay hoay tìm và lựa chọn dùng súng hay gươm, rồi chúng ta lại đi mài gươm, rồi chúng ta chạy vài ba trăm mét thì bỏ cuộc vì không thở nổi.

Vậy chúng ta cần gì? Tôi nhận ra rằng mình cần “tích cóp” mỗi ngày từng chút một.

  1. Sức khỏe: để chiến đấu trong những tình huống khẩn cấp như vậy (sau đó tôi “vật vờ” cả hai ngày)
  2. Ngoại ngữ: như một loại vũ khí tối tân, ai có trong tay và sử dụng nhuần nhuyễn sẽ có lợi thế trong những “cuộc chiến” thời đại. Rèn luyện khả năng đọc hiểu, phân tích và tổng hợp…
  3. Khả năng viết/trình bày: không ít thì nhiều chúng ta đều phải sử dụng kỹ năng này. Và việc viết tốt, nói hay ngoài bẩm sinh còn có một cách bền vững hơn là không ngại khó, vượt lên những yếu kém của mình. Bạn và tôi có thể tập thói quen viết mỗi ngày một đoạn ngắn về bất cứ đề tài gì mình thích: công việc, cuộc sống, hoặc lời cảm ơn đến những người thân yêu…
  4. Kỹ năng tìm kiếm thông tin và lưu trữ tài liệu: chúng ta quan tâm những gì chúng ta thích và cả những gì chúng ta cần để phục vụ cho công việc (hoặc việc học), hoặc cuộc sống của mình. Mỗi ngày, đọc một ít, thấy hay, hữu ích thì lưu lại một cách khoa học. Bạn có thể lưu trữ theo lĩnh vực chuyên môn, theo đề tài/chủ đề, theo thời gian, hoặc theo từng dự án. Điều này giúp bạn ít mất thời gian khi phải truy xuất lại dữ liệu, thông tin mình cần. Chúng ta cũng có thể tự ghi chú lại, hoặc tóm tắt nội dung, hoặc viết lại các mối liên kết giữa các dữ liệu mà chúng ta nhận ra; vừa rèn luyện thêm kỹ năng viết, vừa tạo sự nhanh nhạy, mới mẻ, tinh tế và mang bản sắc riêng của mình khi thể hiện hoặc sử dụng có chọn lọc và suy luận hợp lý, khoa học… các tài liệu.
  5. Kỹ năng tin học: trong thời đại công nghệ thông tin và xã hội ngày càng hiện đại, chúng ta vẫn chưa khai thác được hết những công dụng của các phần mềm ứng dụng hữu ích. Việc thành thạo trong xử lý, giải quyết công việc với Word, Excel, PPT hay Access ngày nay sẽ là chiếc chìa khóa vàng mở ra kho công cụ hỗ trợ tuyệt vời. Bạn và tôi có thể tập thể hiện các ý tưởng của mình trên PPT để rèn luyện tính ngắn gọn, súc tích, logic và hiệu quả; có thể quản lý các công việc phức tạp một cách chính xác bằng Excel với các hàm có sẵn; hoặc có được một cơ sở dữ liệu lớn và đa dạng về nhân viên, về khách hàng, về các đơn hàng trong những doanh nghiệp nhỏ… một cách khoa học và có thể kết nối với nhau, tạo ra những báo cáo khi cần thiết bằng Access. Chúng ta có thể lưu sẵn những template và thao tác một ít mỗi ngày…

Không có gì là không thể. “Hành trình vạn dặm đều bắt đầu bằng một bước chân”…

Tôi mất 7 ngày để viết một “đề án” nhỏ một cách không chuyên nghiệp như vậy. Các bạn mất bao lâu? Tôi chúc các bạn viết thật tốt (nhanh, hiệu quả) những dự án cuộc đời mình và thực hiện thành công nhé!

Chia sẻ bài viết và cảm nhận của bạn :

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Bản quyền thuộc vể tác giả! Vui lòng không copy vào trang khác.